Si tu dois planifier des entretiens candidats (ou autres rdv), alors cet outil va te plaire !

Dans ton métier de recruteur, tu seras peut être amené à organiser des entretiens RH, entretiens techniques, entretiens avec la Direction, bref, tout un tas d’entretiens ! A moins d’être déjà équipé d’un ATS performant qui t’aide sur le sujet, la bonne vieille méthode consiste à voir avec le candidat le créneau qui lui convient le mieux sur Outlook. 

C’est que CALENDLY fait son entrée dans le game ! Et voici 3 raisons de l’utiliser : 

💶 C’est un outil gratuit

Calendly dispose d’une version gratuite avec des fonctionnalités limitées et si tu en es satisfait et que tu veux développer son usage, rien ne t’empêche de basculer sur une version pro payante plus complète.

➡️A titre personnel, j’utilise la version gratuite et ça me suffit.

✅ C’est un outil facile à utiliser

Il suffit de te créer un compte gratuit, puis de paramétrer l’outil. Il te suffit d’indiquer à Calendly tes disponibilités (par exemple, de 9H à 17H) et il se synchronisera directement avec ton Calendrier Outlook (ou tout autre calendrier d’ailleurs). Du coup, imaginons que tu es disponible de 9H à 10H puis après 14H parce qu’entre temps tu as des réunions. Et bien, Calendly donnera en visibilité à ceux qui veulent prendre rdv avec toi, une dispo de 9H à 10H puis après 14H. Facile ! Tu pourras également customiser un message pour la personne qui prendra rdv avec toi, et lui demander des informations complémentaires.

➡️Tu peux par exemple demander à ce que la personne qui prend rdv avec toi indique son Nom, Prénom, Mail et Numéro de téléphone.

📍 C’est un outil programmable qui se débrouille tout seul

Une fois que tu as synchronisé Calendly avec ton calendrier, que tu as intégré tes préférences (tes disponibilités) et que tu as customisé les autres informations, Calendly se gère tout seul. Tu n’as plus rien à faire et ça c’est top ! Bien sûr, tu peux te connecter à ton compte quand tu le souhaites pour réaliser des ajustements ou des modifications.

📩 Cas concret d’utilisation

Très souvent, je laisse des messages aux candidats que je n’arrive pas à joindre, notamment un e-mail. Dans mon e-mail, à la fin, je propose au candidat de prendre directement rdv avec moi dans Calendly pour que je le rappelle sur le créneau qui lui convient le mieux. C’est une sorte de planification de pré-qualification téléphonique.

• Sur Calendly, j’ai opté pour un créneau de 15 minutes.
• Les créneaux peuvent s’étaler de 9H à 17H45, du lundi au vendredi.
• Je demande le Nom, Prénom, Mail et surtout n° de téléphone (car tu le sais, parfois les candidats ne le mettent pas sur leur CV !)
• J’ai paramétré un message qui dit au candidat que je les remercie d’avoir booké un créneau et que ces 15 minutes serviront de 1er contact téléphonique pour discuter.

➡️ Est ce que ça marche ? Oui ! Clairement, j’ai régulièrement des candidats qui bloquent un créneau dans mon agenda pour que je les rappelle. Cela leur permet de se rendre disponible au moment le plus opportun et moi, de ne plus passer à côté de certains candidats.

Et toi, quels sont tes outils préférés ?