Organise ton recrutement avec TRELLO

Mar 5, 2020

Si tu es comme moi et que tu as besoin d’avoir une vision claire de tes actions de recrutement, TRELLO est fait pour toi !

 

Le constat est simple 👉🏻 dans toutes les sociétés où je suis passée, je n’ai jamais eu accès à un outil révolutionnaire pour mon process de recrutement 🤐. Je ne vais pas te mentir, j’ai essayé énormément de choses : les post-it, le tableau Velleda, et bien sûr l’incontournable fichier Excel ! Le truc c’est qu’aucun d’eux n’étaient vraiment efficaces. Tu te doutes bien que ça s’est corsé quand les notions de partage et de travail à distance (et en équipe) ont pointé le bout de leur nez. Bref, c’était un peu fouillis (la 💩) jusqu’au jour où j’ai découvert TRELLO. Mets toi dans l’ambiance 💛🦄🌈!

Trello me donne une vision d’ensemble de mon workflow

Je te plante le décor pour que ce soit + parlant ➡️ Réunion hebdomadaire avec Jean-Mi (ton manager un peu tatillon, un brin anxieux). Il veut savoir exactement où tu en es du traitement de ses besoins. Il a une liste d’urgences longue comme le bras, il veut de la vision sur ton pipe de candidats. Sa phrase fétiche : “On en est où ?“.

❌Sans TRELLO : informations éparpillées sur différents fichiers, visibilité bof, vue d’ensemble inexistante. Niveau d’agacement de Jean-Mi : 100% 😡!

✅Avec TRELLO : vision intégrale du processus de recrutement étapes par étapes, recherche des candidats facilitée, répartition des tâches et suivi des actions simplifiées. Niveau d’agacement de Jean-Mi : 5% 🙂(bah oui, ça reste un manager exigeant).

Pour te donner un exemple encore plus concret, j’ai un tableau “Suivi des Recrutements de Jean-Mi“, dans lequel je suis l’ensemble de ses candidats. Pour davantage de lisibilité, chaque colonne représente 1 étape de mon processus de recrutement et ça donne quelque chose comme :

  • Candidats à appeler (Sourcing)
  • Candidats messagés (Suivi des relances)
  • Candidats qualifiés / attente décision Jean-Mi
  • Qualification négative
  • Entretiens (RH, technique, commerce, direction)
  • Retour d’entretien négatif
  • Proposition d’embauche
  • Contrat
  • Onboarding
  • Vivier

Pour les colonnes, tu l’auras compris, elles représentent les étapes de mon processus. En conséquence, les candidats sont associés aux cartes. On retrouve un candidat par carte, avec un maximum d’informations et de détails.

Trello m’offre une vision détaillée de chacun de mes candidats

Point important (voire fondamental) : la création d’une carte prend 5 secondes 🙏🏻! Pour un recruteur pressé (et je sais que tu cours après le temps 😉), c’est idéal. Ensuite, il n’y a qu’à compléter cette carte avec le niveau d’informations qui est utile pour toi (et ton équipe). Pour ma part, et selon l’étape du process, je joins systématiquement le :

  • CV
  • résultat du test technique (si test passé)
  • résumé de ma qualification téléphonique
  • débrieff des entretiens

Autre truc cool avec Trello, tu disposes de tout un tas d’options qui te permettent de customiser tes cartes. Par exemple : la possibilité de mettre une étiquette de couleur (avec la représentation que tu définis) pour récupérer une information plus rapidement 💡. Personnellement, j’utilise un étiquette turquoise que j’ai appelé “NEW” et qui permet à mon équipe (notamment à Jean-Mi), de visualiser immédiatement les nouveaux dossiers de la semaine en cours.

Il y a aussi la possibilité de taguer un autre membre Trello sur la carte d’un candidat. Cela peut notamment être utile si tu n’es pas seul intervenant sur le candidat (taguer un commercial qui a une action spécifique à faire). Tu peux aussi mettre une balise pour suivre les actions de la carte (pratique pour ne pas l’oublier). Enfin, bref, tu l’auras compris, Trello est très flexible et s’adapte à TON organisation.

Trello facilite le travail en équipe

Avec Trello, chacun sait ce qu’il doit faire puisque l’accès à l’information est le même pour tout le monde. Lorsque je partage mon tableau Trello “Suivi des Recrutements de Jean-Mi“, tout l’écosystème des personnes intervenant dans le processus est intégré. Il y a Jean-Mi bien sûr mais aussi les commerciaux, les responsables techniques, les recruteurs concernés, bref la bonne personne, au bon endroit pour la bonne action.

Pour ce qui me concerne, je travaille à distance avec ma stagiaire recrutement. Pour suivre ses actions, l’avancée de son travail, et voir où je dois focaliser mon énergie, Trello est magique 😍.

Sans oublier l’autre intérêt : quand je suis malade ou en vacances, mes backup savent exactement où en sont mes candidats et ce qu’il reste à faire. Tout est tracé, suivi, lisible et partagé.

Ah oui, et c’est gratuit ✌🏻

➡️Pour créer un tableau Trello

Et vous, utilisez-vous Trello ou avez-vous d’autres outils de Visual Management qui vous servent au quotidien ? 

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