Organise ton recrutement avec TRELLO

Mar 5, 2020

Si tu es comme moi et que tu as besoin d’avoir une vision claire de tes actions de recrutement, TRELLO est fait pour toi !

 

Le constat est simple đŸ‘‰đŸ» dans toutes les sociĂ©tĂ©s oĂč je suis passĂ©e, je n’ai jamais eu accĂšs Ă  un outil rĂ©volutionnaire pour mon process de recrutement đŸ€. Je ne vais pas te mentir, j’ai essayĂ© Ă©normĂ©ment de choses : les post-it, le tableau Velleda, et bien sĂ»r l’incontournable fichier Excel ! Le truc c’est qu’aucun d’eux n’Ă©taient vraiment efficaces. Tu te doutes bien que ça s’est corsĂ© quand les notions de partage et de travail Ă  distance (et en Ă©quipe) ont pointĂ© le bout de leur nez. Bref, c’Ă©tait un peu fouillis (la đŸ’©) jusqu’au jour oĂč j’ai dĂ©couvert TRELLO. Mets toi dans l’ambiance 💛🩄🌈!

Trello me donne une vision d’ensemble de mon workflow

Je te plante le dĂ©cor pour que ce soit + parlant âžĄïž RĂ©union hebdomadaire avec Jean-Mi (ton manager un peu tatillon, un brin anxieux). Il veut savoir exactement oĂč tu en es du traitement de ses besoins. Il a une liste d’urgences longue comme le bras, il veut de la vision sur ton pipe de candidats. Sa phrase fĂ©tiche : « On en est oĂč ?« .

❌Sans TRELLO : informations Ă©parpillĂ©es sur diffĂ©rents fichiers, visibilitĂ© bof, vue d’ensemble inexistante. Niveau d’agacement de Jean-Mi : 100% 😡!

✅Avec TRELLO : vision intĂ©grale du processus de recrutement Ă©tapes par Ă©tapes, recherche des candidats facilitĂ©e, rĂ©partition des tĂąches et suivi des actions simplifiĂ©es. Niveau d’agacement de Jean-Mi : 5% 🙂(bah oui, ça reste un manager exigeant).

Pour te donner un exemple encore plus concret, j’ai un tableau « Suivi des Recrutements de Jean-Mi« , dans lequel je suis l’ensemble de ses candidats. Pour davantage de lisibilitĂ©, chaque colonne reprĂ©sente 1 Ă©tape de mon processus de recrutement et ça donne quelque chose comme :

  • Candidats Ă  appeler (Sourcing)
  • Candidats messagĂ©s (Suivi des relances)
  • Candidats qualifiĂ©s / attente dĂ©cision Jean-Mi
  • Qualification nĂ©gative
  • Entretiens (RH, technique, commerce, direction)
  • Retour d’entretien nĂ©gatif
  • Proposition d’embauche
  • Contrat
  • Onboarding
  • Vivier

Pour les colonnes, tu l’auras compris, elles reprĂ©sentent les Ă©tapes de mon processus. En consĂ©quence, les candidats sont associĂ©s aux cartes. On retrouve un candidat par carte, avec un maximum d’informations et de dĂ©tails.

Trello m’offre une vision dĂ©taillĂ©e de chacun de mes candidats

Point important (voire fondamental) : la crĂ©ation d’une carte prend 5 secondes đŸ™đŸ»! Pour un recruteur pressĂ© (et je sais que tu cours aprĂšs le temps 😉), c’est idĂ©al. Ensuite, il n’y a qu’Ă  complĂ©ter cette carte avec le niveau d’informations qui est utile pour toi (et ton Ă©quipe). Pour ma part, et selon l’Ă©tape du process, je joins systĂ©matiquement le :

  • CV
  • rĂ©sultat du test technique (si test passĂ©)
  • rĂ©sumĂ© de ma qualification tĂ©lĂ©phonique
  • dĂ©brieff des entretiens

Autre truc cool avec Trello, tu disposes de tout un tas d’options qui te permettent de customiser tes cartes. Par exemple : la possibilitĂ© de mettre une Ă©tiquette de couleur (avec la reprĂ©sentation que tu dĂ©finis) pour rĂ©cupĂ©rer une information plus rapidement 💡. Personnellement, j’utilise un Ă©tiquette turquoise que j’ai appelĂ© « NEW » et qui permet Ă  mon Ă©quipe (notamment Ă  Jean-Mi), de visualiser immĂ©diatement les nouveaux dossiers de la semaine en cours.

Il y a aussi la possibilitĂ© de taguer un autre membre Trello sur la carte d’un candidat. Cela peut notamment ĂȘtre utile si tu n’es pas seul intervenant sur le candidat (taguer un commercial qui a une action spĂ©cifique Ă  faire). Tu peux aussi mettre une balise pour suivre les actions de la carte (pratique pour ne pas l’oublier). Enfin, bref, tu l’auras compris, Trello est trĂšs flexible et s’adapte Ă  TON organisation.

Trello facilite le travail en Ă©quipe

Avec Trello, chacun sait ce qu’il doit faire puisque l’accĂšs Ă  l’information est le mĂȘme pour tout le monde. Lorsque je partage mon tableau Trello « Suivi des Recrutements de Jean-Mi« , tout l’Ă©cosystĂšme des personnes intervenant dans le processus est intĂ©grĂ©. Il y a Jean-Mi bien sĂ»r mais aussi les commerciaux, les responsables techniques, les recruteurs concernĂ©s, bref la bonne personne, au bon endroit pour la bonne action.

Pour ce qui me concerne, je travaille Ă  distance avec ma stagiaire recrutement. Pour suivre ses actions, l’avancĂ©e de son travail, et voir oĂč je dois focaliser mon Ă©nergie, Trello est magique 😍.

Sans oublier l’autre intĂ©rĂȘt : quand je suis malade ou en vacances, mes backup savent exactement oĂč en sont mes candidats et ce qu’il reste Ă  faire. Tout est tracĂ©, suivi, lisible et partagĂ©.

Ah oui, et c’est gratuit âœŒđŸ»

âžĄïžPour crĂ©er un tableau Trello

Et vous, utilisez-vous Trello ou avez-vous d’autres outils de Visual Management qui vous servent au quotidien ? 

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1 Commentaire

  1. Nora Guatel

    Super article ! J’ai mis en pratique tes conseils et ça a changĂ© ma façon de gĂ©rer mes postes, c’est gĂ©nial merci !

    RĂ©ponse

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