Réussir l’onboarding de ton stagiaire recrutement

Jan 27, 2021

✅ Cet article est fait pour toi si ➡️ tu as l’habitude d’embarquer un ou plusieurs stagiaires dans ton équipe recrutement et que tu veux être sûr(e) de tout bien faire comme il faut. C’est aussi fait pour toi si tu n’as jamais eu de stagiaire, que tu es un peu (beaucoup) paumé(e), que tu ne sais absolument pas comment gérer. Welcome ! Cet article va te donner des clés et des pistes pour réussir cet exercice : accueillir et chouchouter ton stagiaire recrutement.

Dans ma vie de recruteuse, j’ai TOUJOURS été accompagnée par des stagiaires. J’ai fait le calcul, en 10 ans de carrière, j’en ai eu, à la louche, une 15aine. Certains avec qui ça s’est très très très bien passé, d’autres avec qui ça s’est juste bien passé. Être un bon tuteur de stage n’est pas inné (comme être un bon manageur non plus …), le truc c’est qu’on apprend “sur le tas” et on s’améliore (en principe) avec la pratique. Tu risques d’être tiraillé(e) entre l’envie de bien faire et d’offrir une expérience enrichissante (tu les vois les paillettes là 🤩?) ET le besoin de tirer un maximum de productivité de ton stagiaire (parce que ne nous voilons pas la face, ils sont là pour aider à recruter). Je te donne dans cet article des clés pour réussir cet onboarding un peu spécial et faire en sorte que cette expérience soit la plus réussie possible pour ton stagiaire, mais aussi pour toi.

Etape n°1 : Préparer son arrivée en amont (genre vraiment)

Que les choses soient claires : savoir ce que tu vas lui faire faire la 1ère heure et lui donner un livret d’accueil ne suffira pas. Je répète, ça ne suffira pas 📢. La préparation du onboarding doit se faire bien EN AMONT de l’arrivée du stagiaire. La logistique du jour d’arrivée est un infime détail au regard de tout ce que tu dois penser au global. Voici quelques conseils :

➡️ Si tu as déjà eu des stagiaires auparavant, c’est en général plus simple, car tu as déjà un existant. Sans doute pas parfait, sans doute pas complet, mais, il a le mérite d’être là. Dans ce cas là, je te suggère de faire un état des lieux complet de ta pratique afin de définir ce qui plait ❤️ / ce qui ne plait pas 💔 et donc de savoir ce que tu gardes ✅, ce que tu optimises ✴️ et ce que tu abandonnes ⛔️.

➡️ Si tu n’as jamais eu de stagiaire, pas de panique. Tu pars de zéro, ok, ça va te demander un petit travail d’organisation. L’avantage c’est que tu as carte blanche et que d’un stagiaire à l’autre, tu vas pouvoir CAPITALISER. D’un point de vue personnel, je trouve ça hyper enrichissant de traiter un nouveau sujet (là, le onboarding de stagiaire), d’imaginer comment tu vas t’y prendre, définir ton plan d’action, bref c’est nouveau et tu vas monter en compétences.

Dans tous les cas, je préfère t’avertir :

  • Tu dois garder en tête que ce stage impactera la future carrière de ta recrue, il faut en prendre soin
  • Tu auras une influence sur la perception du métier de recruteur que tu vas donner à ton stagiaire
  • Il faut que tu réfléchisses à l‘ensemble des éléments que tu dois communiquer à ton stagiaire pour qu’il soit opérationnel
  • Tu dois structurer l’ensemble de son stage pour qu’il visualise sa montée en compétences, l’ensemble des missions qu’il va réaliser, que ça donne du sens et du contexte à son expérience
  • Tu échangeras avec lui sur les modalités de son stage et notamment autour de son mémoire / livrable à rendre à son école, car selon les problématiques à traiter, cela doit s’inclure pleinement dans son stage (exemple : interviewer des opérationnels, faire passer des questionnaires, etc.) et d’expérience, ça prend du temps à organiser

A ce stade, toutes les choses à penser sont ici ⬇️

☑️ Prévenir l’ensemble de l’équipe (équipe recrutement, RH, paie, opérationnels, managers…) qu’un stagiaire arrive (tu précises qui, pour quelles missions, et à quelle date)

☑️ Réserver un espace de travail convenable (pas juste un coin de bureau) et agréable 🪴

☑️ Commander tout le matériel nécessaire à la réalisation de ses missions (ordinateur, fournitures de bureau, téléphone, casque, etc.) 💻

☑️ Demander les accès réseau pour les dossiers auxquels ton stagiaire devra pouvoir se connecter 📴

☑️ Faire créer son adresse mail / sa ligne téléphonique ✉️

☑️ Préparer un welcome pack avec des surprises / goodies qui lui feront plaisir 🎁

☑️ Avoir lister le parcours d’évolution de ton stagiaire sur les 4 à 6 prochains mois (pour toi ➡️ c’est avoir un suivi pas à pas de sa progression et une check-list de ce qu’il doit apprendre; pour lui ➡️ c’est sécurisant de voir que l’entreprise a pensé à tout)

Etape n°2 : Faire bonne impression le jour J

Cela va sans doute te paraitre idiot mais tout se joue dès le départ. Si tu as suivi les étapes précédentes, alors, les bases seront saines. Avant de parler du 1er jour de stage, je dois te préciser qu’il est conseillé de reprendre contact avec ton stagiaire quelques jours avant. Une semaine avant, c’est bien. Tu peux soit l’appeler soit lui envoyer un mail récapitulatif de pré-intégration contenant toutes les informations utiles pour le 1er jour de stage. En général, c’est bien apprécié et ça met en confiance ton stagiaire.

📩 Ce mail, pour être efficace, devra contenir :

  • La date et l’heure d’intégration
  • Le lieu exact où il doit se rendre en t’attendant (exemple : à l’accueil / monter au 1er étage…)
  • Le dress code (si dress code spécifique)
  • La pause du midi (c’est toujours mieux d’expliquer que le 1er jour c’est repas d’équipe, ou d’expliquer qu’à proximité il y a de quoi prendre à emporter, etc.).
  • Le programme de la journée
  • Les éventuelles personnes qu’il va rencontrer (si les rdv sont déjà fixés)
  • ✅ Le petit + : une photo de l’équipe, ou une photo de son bureau avec le welcome pack qui l’attend, ou un petit mot personnalisé

Si ton stagiaire arrive un lundi matin (en général c’est le cas), fais une piqure de rappel à ton équipe le vendredi histoire d’être sûr(e) que personne n’oublie 🤓.

Le jour J, une vérification de la logistique s’impose. Checker le bureau, le welcome pack, le matériel …

Sans surprise, le scénario d’accueil est assez classique :

  1. Tu récupères ton stagiaire à l’accueil
  2. Tu l’installes à son bureau (effet wow si tu as soigné le truc)
  3. Tu lui proposes de faire un tour des locaux
  4. Tu lui ré-expliques autour d’un café le déroulement de la journée
  5. Tu commences la formation

Parmi les petites attentions qui font plaisir, voici quelques idées :

  • Carte personnalisée de bienvenue signée par tous les membres de l’équipe 💌
  • Décorations / ballons / confettis dans le bureau 🎈
  • Petit-déjeuner de bienvenue avec croissants et autres douceurs 🥐
  • Envoi en amont de vidéos de présentation des membres de l’équipe (avec le mail de pré-intégration par exemple) 📷

A la fin de la journée, ta nouvelle recrue aura sans doute la tête farcie d’informations 🤯 ! C’est un élément sur lequel tu vas devoir être vigilant(e). Je t’invite à doser ce que tu vas lui communiquer. Essaie pourquoi pas de varier les supports. Tu n’es peut-être pas obligé(e) de faire une journée 100% power-point. Pourquoi ne pas intégrer des rencontres avec les membres de l’équipe, des activités ludiques, des quizz ? Bref, tu peux être imaginatif.

Etape n°3 : Passer à l’action

Une fois ton stagiaire bien accueilli, tu vas vouloir rentrer dans le vif du sujet : il va t’aider dans tes missions de recrutement. Feu 🔥! Si tu as bien imaginé et structuré son programme de montée en compétences en amont, tu auras une vision assez claire des différentes étapes et des échéances de réalisation.

Par exemple ➡️ tu imagines qu’un stagiaire pourra commencer à faire des pré-qualifications téléphoniques après 1 semaine d’intégration. Pourquoi au bout d’une semaine ? Parce qu’il doit s’imprégner un minimum de la culture d’entreprise, comprendre ce que fait la boite / ce qu’elle propose, s’être entrainé à travailler son discours et son élocution (avec toi par exemple qui joue le rôle d’un faux candidat), etc.

A toi de définir le timing pour acquérir telle ou telle compétence, être à l’aise sur telle ou telle mission.

Quoi qu’il arrive, tu vas devoir aider ton stagiaire à avoir une vision claire de :

  • Sa mission
  • Sa position dans la société
  • Sa posture
  • Son discours
  • Ses objectifs / ses métriques

Mais aussi :

  • Des outils / process / méthodes de travail en interne
  • Des échéances de point d’avancement que vous ferez ensemble
  • Des codes de l’entreprise

Petit conseil : demande à ton stagiaire de te faire un rapport d’étonnement au bout de quelques semaines / 1 mois d’activité. L’idée étant qu’il puisse formuler un feedback constructif et de te donner des éléments objectifs sur lesquels tu pourrais t’améliorer. N’oublies pas de lui demander un entretien de feedback en fin de stage pour là aussi recueillir ses impressions en bout de parcours.

3 idées fausses sur les stagiaires :

Le stagiaire n’est pas ton larbin

Le stagiaire est là pour acquérir une expérience professionnelle de qualité. En blaguant, on parle des stages “photocopie / café” en imaginant que c’est une légende urbaine. Si tu jettes un oeil aux réseaux sociaux, tu verras que c’est plus répandu qu’il n’y parait. Encore une fois, n’oublies pas que cette expérience sera très formatrice pour lui/elle mais aussi pour toi. Que l’expérience soit positive ou négative, il y a fort à parier que le stagiaire la gardera en mémoire et ressortira des anecdotes sur son passage dans ton service.

Préfères-tu qu’il dise :

J’ai fait un stage chez XXX, c’était de la 💩, j’étais absolument pas considéré, je ne faisais rien d’intéressant”.

ou

Waouh j’ai adoré faire mon stage chez XXX, c’était top ! On m’a confié de belles responsabilités, je me sentais collaborateur à part entière.

C’est toi qui voit.

Le stagiaire n’est pas qu’un sourceur

Ah, vaste sujet 😅 !

Toujours est-il que j’ai souvent observé que le sourcing et les préqual (+ prises de rdv) étaient fait par les stagiaires. Moi-même ayant été stagiaire en ESN il y a quelques années (oui, bon, ça fait 10 ans, et alors 😁?), c’était ma principale activité. Trouver des CV, les appeler, booker des rdv. Je faisais du volume, et mon planning était agencé au millimètre près.

Quel est le risque si tu cloisonnes ton stagiaire dans le sourcing 💣 ?

L’ennui et le dégoût, tout simplement.

Souvent, j’explique aux nouvelles recrues que le sourcing, c’est la base. Pas de CV, pas d’embauche. Pas de bras, pas de chocolat. C’est simple à comprendre. Pourtant, même s’ils savent que c’est une activité vitale, eux, en venant en stage chez toi, ils ont envie de découvrir le métier dans sa globalité. Ils pensent entretiens, intégration, évènements, marque employeur, etc. pas juste sourcing.

Du coup, ne faire faire que ça à ton stagiaire, c’est prendre le risque de le dégoûter du métier et de le démotiver bien avant la fin de son stage.

Le stagiaire est un ambassadeur qui s’ignore

Dès le départ, il me parait essentiel d’expliquer à ton stagiaire qu’il représente ta boite. C’est un ambassadeur, et à plus d’un titre. Déjà parce qu’on parle de plus en plus d’advocacy employee, c’est à dire de collaborateurs qui représentent et défendent leurs entreprises sur les réseaux sociaux. Tous les collaborateurs sont concernés. Encore plus quand tu fais partie d’un service recrutement car tu es, en principe, la 1ère personne que les gens ont en contact.

L’autre raison c’est que ton stagiaire va très probablement parler de son expérience chez toi à sa famille, ses amis, ses collègues de promo. En bien ou en mal, il en parlera. Encore une fois, à toi de faire en sorte que ça se passe bien.

Focus sur l’onboarding en période de Covid

En période de COVID, certaines pratiques sont juste impossibles pour faciliter l’intégration de stagiaires. Typiquement, on oublie le restaurant avec toute l’équipe le 1er jour 🍱, on zappe la soirée d’intégration avec les collègues 🍻, même un petit déjeuner devient compliqué 🧁. Ici, je te donne quelques pistes de réflexion :

  • Si possible, essayer de réaliser une intégration en physique dans tes locaux les 2-3 premiers jours, quitte à basculer en télétravail ensuite. Cela permet de créer un minimum de lien avec les membres de l’équipe.
  • Réaliser une formation / sensibilisation au télétravail pour ton stagiaire, prendre le temps de connaître ses impressions, de discuter de ses éventuelles appréhensions, de t’assurer que les conditions sont réunies chez lui/elle pour bien télétravailler.
  • Si le télétravail est la règle dans ta boite, montre toi disponible pour ton stagiaire. N’hésite pas à formaliser des points d’échanges réguliers (exemple, à 9H pour lancer la journée en mode “Daily Meeting”) pour l’aider à bien structurer ses journées et rompre un sentiment d’isolement.

J’espère que cet article t’a plu et qu’il t’aidera à optimiser l’accueil de ton / tes futurs stagiaires recrutement. Malheureusement, je n’ai pas de recette magique pour te garantir des résultats. De toi à moi, si tu prépares en amont son arrivée, que tu capitalises et fais évoluer ta pratique avec l’expérience, que tu te remets en question dans l’optique de t’améliorer continuellement, tu y mets du coeur, ça va bien se passer. On ne nait pas tuteur de stage, tu feras sans doute des erreurs, c’est normal, l’essentiel c’est de vouloir bien faire et de vouloir apporter une belle expérience à la personne que tu prends en stage. Good luck 🍀 !

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2 Commentaires

  1. Dalila RACHID

    Bravo pour cette initiative , d’avoir bien pris en compte du contexte et du concept à la démarche du Stagiaire , qui rentre dans le monde du Travail    Ou dont il ou elle est amener à découvrir le vie professionnel …

    Voir ,  Apprendre , Analyser , Écouter ,  Connaître , Collaborer , Investir , Donner ,  Partager .

    Une fois qu’il ou qu’elle est armé(e) d’outils et pris tous les informations de l’Entr: ça va lui apporter des connaissance , des compétences et pleins de Richesse énorme des uns et des autres , car chacun à sa méthode de travailler de fonctionner différemment  avec tous leurs idées et ça apporte tous ses fruits et il est là le Résultat !

    Ce ou Cette Stagiaire , sera nourrit de pleins connaissances de partages de tous les salariés avoir aussi coopérer être l’aise avec tous le monde , car c’est important aussi ” Etre à l’aise ”
    Sachez qu’une fois finit son stage avec tous ce qu’il ou qu’elle  à appris sur le monde du Travail … Il ou Elle est nourrit de toutes de cette expérience professionnel .

    Dites vous que c’est une richesse immense ,c’est en ce moment là qu’il ou qu’elle devient Futur Salarié(e) dans
    leur domaine de leur choix ! Bravo encore

    Très bien d’avoir souligner le Stagiaire n’est pas un larbin , il ou elle et l’a pour apprendre , acquérir des connaissances , des compétences, les valeurs dans le Dans le monde du travail !

    Qui n’a pas été Stagiaire une fois ou + dans sa vie ? Alors respect aux stagiaire … 

    MERCI .

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  2. Virginie AIELLO

    Super article !!
    Ce guide devrait être fourni à tous les responsables/Chargée de recrutement qui accueillent des stagiaires en recrutement.

    Ma première expérience en recrutement a été une catastrophe, j’en garde un très mauvais souvenir, et je suis sortie de ce stage complétement dégouté du recrutement, enfin la c’était surtout du sourcing dans mon cas puisque je n’ai fait pratiquement que ça, et je suis partie avec une mauvaise image de l’ESN.

    Heureusement, j’ai eu une seconde expérience après ce stage qui m’a réconcilié avec le sourcing/recrutement/ ESN. Cette 2nd expérience ma montré les facettes vraiment coul du métier, et m’a fait grandir, grâce à une équipe présente, un tuteur présent et qui a pris le temps de m’accompagner.

    Réponse

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