Travailler par séquence : l’art du batching appliqué au recrutement

Mai 21, 2020


Cet article est fait pour toi si ➡️ tu cherches de nouvelles méthodes d’organisation, tu as envie d’être plus efficace dans ton quotidien, tu as l’impression d’être facilement débordé. Nous allons voir ensemble ce qu’est le batching, pourquoi il est de + en + utilisé mais aussi comment le décliner dans ton quotidien de recruteur.


Depuis que je suis maman de 2 enfants (💛), j’ai dû apprendre à m’organiser différemment pour tout gérer de front ! Les journées ne font que 24H et, honnêtement, entre une activité professionnelle bien remplie, une vie de famille à construire sans oublier la gestion de la maison (les courses, le ménage, etc.), j’ai parfois l’impression de ne pas avancer. C’est hyper frustrant ! Dans mon quotidien, je me demande toujours comment mieux m’organiser, bien gérer mon temps pour être efficace.

Découvre aussi l’article : Comment concilier recrutement et vie de famille ?


Il y a quelques mois, j’ai testé le batch-cooking, pour préparer à l’avance tous les repas de la semaine en passant 2H en cuisine le dimanche 👩🏻‍🍳. J’en avais assez d’arriver tard le soir, d’entendre ma petite troupe me dire “on a faim ! qu’est ce qu’on mange ?” et n’avoir ni l’envie, ni l’inspiration pour préparer le repas. Au final, j’étais stressée, les assiettes se ressemblaient de soir en soir, et ma famille n’était pas vraiment ravie. Overdose de coquillettes-jambon 😅 ! Grâce au batch-cooking, tout a été beaucoup plus simple : menus établis d’avance, liste de courses facile à faire, temps de préparation réduit, variété des recettes. Bref, une vraie découverte ✅ ! Du coup, en me renseignant davantage sur le batching, j’ai vu que la technique pouvait être appliquée à de nombreux autres domaines, dont le recrutement. On en parle dans cet article ⬇️

Le batching, c’est quoi ?

En fait, le batching est un mot un peu barbare pour parler de séquences de travail. L’idée c’est de regrouper des tâches similaires pour les exécuter ensemble afin de gagner en temps mais aussi en concentration 🙌🏻. En fait, tu travailles par lot de tâches. C’est simple non ?

Prenons un exemple ➡️ Tu t’apprêtes à te lancer dans ton sourcing du jour. Tu as ta liste de besoins, tes urgences du moment. Tu te connectes sur l’Apec, tu démarres mais tu es vite interrompu par Josiane, l’assistante, qui cherche partout le contrat de M. Dupont qui démarre dans 15 jours. Au passage elle aimerait aussi savoir si tout est prêt pour son arrivée. Bien gentil, tu lui renvoies le contrat, et tu vérifies que tout est prêt en interne (accès, PC, badge, etc.). Une fois ce problème réglé, tu reprends ton sourcing… Ah mince, ta session s’est déconnectée, tu relances tout. Hop, un CV, deux CV, trois CV et tu reçois un appel Skype de Sonia, ta collègue recruteuse qui ne sait plus faire la manipulation pour multiposter les annonces. Promis elle ne te dérange que 5 minutes… 20 minutes plus tard, tu t’y remets enfin. Et ainsi de suite. Au final, un sourcing qui aurait pu prendre 1H, prendra la journée 😱.

Si cet exemple te parle, que tu as des journées incroyablement bien remplies, et une to-do list qui ne désemplit pas, cette méthode est peut-être faite pour toi.

Les illustrations de batching sont multiples, et très bien adaptées aux tâches routinières comme :

  • Les mails
  • Les appels téléphoniques
  • L’enregistrement de documents
  • La facturation
  • L’expédition de marchandises
  • Les courses
  • La cuisine
  • Les publications sur les réseaux sociaux
  • La création de contenu

Pourquoi c’est une technique efficace ?

  • Gain de temps ✅
  • Productivité boostée ✅
  • Moins de stress ✅
  • Exit les distractions ✅

Chaque fois que tu dois accomplir une tâche, tu as un temps de mise en route et de conditionnement. Par exemple, quand tu décides d’appeler des candidats, tu vas te mettre dans un bon état d’esprit (parce que c’est quand même mieux d’avoir le sourire, des arguments et la pêche pour capter l’attention des autres), vérifier que tu as tout à disposition (CV, fiche de poste associée, de quoi noter, l’agenda de tes managers à jour, etc.) et être au calme. A ton avis, est-ce qu’il vaut mieux réaliser cette “préparation” 1 fois / jour ou en pointillé tout au long de la journée ? 🤔

Tu l’auras compris, pratiquer le batching permet d’éviter le multitasking.

➡️ Le multitasking (multitâche) demande des efforts de concentration infinis pour gérer plusieurs choses en parallèle. En faisant plusieurs choses à la fois, on se disperse, on s’épuise et on prend le risque de ne pas aller au bout des choses.

En créant des “blocs” de travail, tu auras une vision beaucoup plus claire et aboutie de ton planning hebdomadaire / mensuel. Car contrairement aux idées reçues, basculer d’une tâche à l’autre (en mode multitâche) n’est pas synonyme de productivité ou d’efficacité mais plutôt de stress. Notre cerveau doit à chaque fois se synchroniser et se re-concentrer pour ne pas perdre le fil.

Qui dit concentration accrue, dit aussi moins de risque d’erreur. En ayant une pensée moins dispersée, tu seras sans doute plus attentif à ce que tu fais.

Moins d’encombrement mental signifie plus de ressources mentales disponibles pour une réflexion approfondie.

Cal Newport, professeur adjoint d’informatique à l’Université de Georgetown

Pour résumer, séquencer tes tâches va te permettre de te mettre plus rapidement en condition, de ne te focuser que sur ce que tu es en train d’accomplir (concentration ++), de gagner du temps et de l’énergie. Top non 👍🏻 ?

Comment l’appliquer au recrutement ?

La bonne nouvelle c’est que pas mal d’éléments dans ton activité sont transposables en mode batching ✅!

On va en passer en revue un certain nombre, après, libre à toi de tester ce nouveau mode d’organisation, de voir s’il te convient et s’il donne des résultats, puis de l’appliquer à de nouvelles tâches si cela te parait faisable. Le plus important, à mon sens, c’est de trouver une façon de fonctionner qui te convienne sur le long terme 👌🏻.

#1 – Les emails

J’imagine que tu reçois BEAUCOUP d’emails 📩.

Tu pourrais être tenté de les regarder dès qu’une notification apparait, mais ce serait une erreur. En faisant ça, tu prends le risque d’être sans cesse dérangé dans tes actions, et finalement de ne jamais aller au bout des choses.

➡️ Mon conseil ? Check ta boite mail 2 fois / jour, sur des créneaux définis.

#2 – Le sourcing

Parfois, certains recruteurs sont tellement débordés qu’ils n’ont pas le temps de sourcer 🙄.

Quand on se retrouve avec 30 besoins à traiter, et que notre vivier de candidats est à sec, le sourcing est à peu près la seule solution restante. Intégrer des phases de sourcing quotidiennes permet de ne pas passer à côté de potentiels bons profils, mais aussi de quadriller l’ensemble des demandes à traiter.

➡️ Mon conseil ? Regrouper tes besoins / profils similaires.

#3 – Les préqualifications téléphoniques

En général, tu sais que les gens sont plutôt disponibles le matin, le midi ou le soir 🕐.

Chaque jour, établies la liste des nouveaux candidats que tu dois solliciter + la liste des candidats que tu dois relancer. Ensuite, tu les contactes sur le créneau qui te parait le plus indiqué pour réussir à les joindre (ça n’est pas une science exacte, on est d’accord 😅). Cela n’empêche pas que si un candidat te rappelle hors créneau, tu réalises ta prise de contact (souplesse oblige) mais au moins, tu dédies un temps donné pour tes appels, ce qui libère le reste de ton planning.

➡️ Mon conseil ? Tu peux utiliser Calendly pour permettre aux candidats que tu messages, de se positionner sur tes créneaux de disponibilité, préalablement fixés par toi. Tu peux par exemple indiquer être disponible à partir de 17H jusqu’à 18H30.

Pour découvrir l’outil Calendly.

#4 – La veille

Se tenir au courant de l’actualité de son secteur, métier, écosystème est très important 📚.

Tu as énormément de sources disponibles pour faire ta veille (articles de blog, magazines en ligne, LinkedIn, etc.). Souvent, tu verras passer un article qui aiguise ta curiosité, plutôt que de te couper de ce que tu es en train de faire, enregistre-le pour le lire en même temps que d’autres contenus.

➡️ Mon conseil ? Utilise un agrégateur de flux comme Feedly pour avoir à disposition ton contenu de veille. L’idée ? Lire les nouveaux articles 1 fois / jour. Tu peux aussi t’abonner à Koober, qui est une application qui te permet d’accéder à des centaines d’ouvrages résumés en 20 minutes.

#5 – L’administratif

De la création de conventions de stage à l’édition de contrats de travail, on parle de tâches chronophages.

Selon ton degré d’implication dans le processus de recrutement, tu peux être amené à avoir des tâches très administratives. Cela peut être rédiger des contras de travail, établir des conventions de stage, réaliser des attestations en tout genre. En soi, rien de bien compliqué mais ces tâches demandent un minimum de concentration, surtout si tu dois te servir d’outils internes pas toujours très maniables.

➡️ Mon conseil ? Rassembler ces tâches sur 1 demi journée / semaine.

⚠️ Petite mise en garde ⚠️

Attention cependant ! Même si la technique du batching a beaucoup d’avantages et qu’elle est facilement applicable, il n’en demeure pas moins vrai qu’il peut y avoir des imprévus. Tu dois te montrer souple dans ton organisation, et savoir différencier ce qui est important / urgent ou secondaire. Tu auras toujours des urgences et des impondérables qui viendront ponctuer ta semaine de travail. Le batching n’efface pas ces imprévus.

Est-ce que le batching est fait pour moi ?

Comme pour toute méthode, il y a des adeptes pour qui cela fonctionnent très bien et des personnes pour qui ça ne marchent pas (en tout cas, pas aussi bien que ce qu’elles espéraient). Alors, le batching, ça peut te correspondre ou pas ?

✅ Cela peut fonctionner si :

  • Tu as du mal à te concentrer sur une seule tâche
  • Tu dois te concentrer et éliminer les sources de distraction pour avancer
  • Ton environnement de travail est rempli d’interruptions en tout genre
  • Tu répètes régulièrement des tâches similaires

❌ Cela peut coincer si :

  • Ton activité contient des tâches très différentes les unes des autres (cela rendra difficile le traitement par lots)
  • Ton travail ne nécessite pas de concentration ni de périodes de travail ininterrompues
  • Tu n’as pas de mal à reprendre la tâche après des interruptions
  • Tu es un adepte du multitasking parce que tu apprécies de basculer d’une action à une autre

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Tu es curieux et tu as envie d’essayer cette technique, mais par où commencer ? Le plus simple, c’est d’y aller petit à petit. Mon conseil ? Démarrer sur une demi-journée, voire une journée entière. La veille, définis ton planning par lots.

Par exemple ➡️ de 9H30 à 11H00 : sourcing, puis de 11H à 12H : traitement des mails, de 14H00 à 16H00 : administratif, de 16H à 17H : réseaux sociaux et 17H à 18H30 : préqualifications téléphoniques. A la fin de la journée, essaye de faire un bilan. Est-ce que tu t’es senti à l’aise avec ce fonctionnement ?

L’efficacité et la productivité ne s’évalue pas sur un laps de temps si court mais écoute ton ressenti. S’il est positif, tu peux pourquoi pas essayer sur une semaine entière. Quoi qu’il en soit, le plus important est d’y aller progressivement, de s’approprier la méthode et d’être à l’aise. J’espère que cela pourra t’aider dans ton quotidien de recruteur 🙏🏻.

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